Bestuursinteresse

Mijn naam is Jesper Lucassen en ik heb dit jaar de eervolle taak om het voorzitterschap van onze mooie vereniging te mogen vervullen. Ontzettend leuk dat je overweegt om aankomend jaar een bestuursfunctie binnen In Duplo te gaan vervullen en ik kan je verzekeren: het is het meer dan waard! Het afgelopen jaar heeft mij talloze leermomenten geboden, zowel op professioneel als persoonlijk vlak. In dit stuk tracht ik mijn rol zo goed mogelijk aan jou duidelijk te maken.

Het voorzitterschap is uiterst veelzijdig en omvat zowel interne als externe verantwoordelijkheden. Als voorzitter draag je zorg voor het goed functioneren van het bestuur en vervul je een begeleidende en coördinerende rol binnen het bestuur. Daarnaast fungeer je als het gezicht van onze vereniging en onderhoud je nauwe banden met de faculteiten en andere studieverenigingen. Laten we beginnen met de externe functie. Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met de faculteiten, studieverenigingen (o.a. de faculteitsverenigingen JFR, EFR en STAR), en andere relevante partijen. Aan het begin van het jaar voer je dan ook veel kennismakingsgesprekken met contacten bij de faculteiten. Daarna voer je frequent overleg om hen op de hoogte te houden van de activiteiten. Gedurende het jaar tracht je nieuwe connecties te leggen door actief contact te zoeken. Daarnaast draag je de verantwoordelijkheid voor de subsidies die In Duplo ontvangt van de faculteiten en vertegenwoordig je de vereniging binnen Interfaculty, een samenwerkingsverband van studieverenigingen.

Als gezicht van de vereniging is het essentieel dat je onze reputatie hoog houdt en de belangen behartigt. Je staat als voorzitter dan ook vaak in het middelpunt. De interne aspecten van het voorzitterschap zijn subtieler, omdat ze afhankelijk zijn van de behoeften en dynamiek binnen het bestuur. Elk bestuur is anders en vereist een unieke invulling van het voorzitterschap. Het is essentieel dat je flexibel en benaderbaar bent, altijd op zoek naar de juiste balans. Vragen over het welzijn, de activiteiten en het functioneren van je medebestuurders zijn aan de orde van de dag. Je draagt zorg voor een goede sfeer binnen het bestuur en zorgt ervoor dat alle randzaken op orde zijn. Je leidt de wekelijkse bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen, springt in waar nodig en faciliteert compromissen, maar schroomt niet om knopen door te hakken wanneer dat nodig is.

Als voorzitter ben je het eerste aanspreekpunt voor zaken die zich binnen onze organisatie afspelen. Je bent namelijk verantwoordelijk voor het algemene reilen en zeilen van de vereniging. Tevens onderhoud je contact met de Raad van Toezicht en coördineer je langetermijnbeleid in samenwerking met de Raad van Advies. De rol van voorzitter is uitermate divers en dynamisch, wat het bijzonder leerzaam maakt. Natuurlijk zijn er nog tal van facetten van mijn functie die ik met jullie zou willen delen. Mocht je hier interesse in hebben, schroom dan niet om op mij af te stappen. Desalniettemin hoop ik dat ik een heldere samenvatting heb kunnen geven van mijn werkzaamheden. Elk voorzitterschap is uniek, dus ik moedig jullie aan om te ontdekken wat voor voorzitter jij zou willen zijn.

Kerncompetenties:
- Je bent betrouwbaar
- Je bent benaderbaar
- Je bent diplomatiek
- Je bent flexibel 

- Je bent empathisch

- Je neemt de leiding in stressvolle situaties

Hi allemaal! Ik ben Laura en mag mijzelf met trots de Secretaris van het 27 e bestuur van In Duplo noemen. Op deze pagina zal ik jullie iets meer vertellen over mijn ervaringen en het takenpakket van een Secretaris. Hopelijk krijgen jullie zo een iets beter beeld van de functie en een bestuursjaar!

De Secretaris heeft een heel breed takenpakket, wat ik heel leuk vind. Je bent echt een schakel tussen alle bestuurders en krijgt dus ook heel veel mee. Allereerst houd je je bezig met het ledenbestand van de vereniging, aan het begin van het jaar verwerk je de in- en uitschrijvingen en ook de inschrijvingen die gedurende het jaar binnenkomen verwerk je. Aangezien onze leden ook lid zijn bij de faculteitsverenigingen, heb je ook vaak contact met hen, om te zorgen dat de in- en uitschrijvingen ook bij hen correct binnenkomen.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het grootste deel van de website. Je moet bijvoorbeeld zorgen dat jullie bestuur op de bestuurspagina komt te staan en dat de evenementenpagina’s worden geüpdatet. Ook zorg je samen met de Commissaris Externe Zaken dat de sponsoren, vacatures en bedrijfsprofielen op de website staan en met alle andere bestuurders dat de inschrijvingen voor activiteiten open komen te staan. Verder zal je via het contactformulier op de website en via info@induplo.nl veel vragen binnenkrijgen van leden, sponsoren en andere partijen. Het is jouw taak om deze mails te beantwoorden of naar de juiste persoon binnen het bestuur te sturen. Ook stel je de mails op, zoals de nieuwsbrief, sponsormails en uitnodigingen.

Een ander onderdeel zullen de ALV’s zijn, jij bent er verantwoordelijk voor dat alle documenten op tijd klaar zijn en op de website staan, dat de uitnodiging er op tijd uitgaat en natuurlijk voor het notuleren. Dit doe je uiteraard niet alleen, tijdens een ALV zullen 2 of 3 bestuursleden helpen met notuleren. Ook tijdens een bestuursvergadering ben je verantwoordelijk voor de notulen, maar ook daar krijg je altijd hulp van een bestuursgenootje.

Ook zal je verantwoordelijk zijn voor de jaarplanning, dit is altijd een grote puzzel. Je moet rekening houden met de tentamenweken van 3 verschillende faculteiten en zorgen dat elke bestuurder tevreden is met de planning van zijn/haar activiteiten. Als laatste valt het alumnibeleid ook onder de Secretaris. Je zal plaatsnemen als Secretaris in het bestuur van alumnivereniging Ex Duplo en zal de alumnicommissie onder je krijgen. Hierdoor organiseer je onder andere Fit For the Future en de Slotceremonie.

Kortom, als Secretaris heb je een veelzijdig takenpakket en ben je nauw betrokken bij al jouw bestuursgenootjes. Je hebt genoeg tijd voor leuke dingen om zo lekker te genieten van je bestuursjaar! Mocht je nog vragen hebben, dan kan je die altijd stellen aan mij!
Veel liefs,
Laura

Kerncompetenties:
- Je bent nauwkeurig en gestructureerd
- Je vindt het leuk om bij heel veel processen betrokken te zijn
- Je bent flexibel
- Je vindt samenwerken erg leuk

Mijn naam is Floris en dit jaar ben ik de Penningmeester van In Duplo. In het afgelopen jaar heb ik ervan genoten deze mooie functie vol verschillende uitdagingen te mogen vervullen. Ik kan me echter voorstellen dat je je misschien lastig kan voorstellen wat deze rol binnen het bestuur precies inhoudt, omdat een groot deel ervan achter de schermen plaatsvindt. Naast dat ik hierover graag met je in gesprek ga onder het genot van een drankje, hoop ik in dit stuk ook al meer duidelijkheid te bieden.

Om te beginnen biedt de rol van Penningmeester een unieke combinatie van zelfstandigheid en intensieve samenwerking. Vanzelfsprekend is de Penningmeester verantwoordelijk voor de financiële kant van de vereniging. Een greep uit de vele werkzaamheden van een Penningmeester zijn het uitvoeren van de betalingen, de sponsoring factureren, de contributies en eigen bijdragen innen, en zorg dragen voor de fiscale afhandeling. Dit wordt allemaal nauwkeurig bijgehouden in de boekhouding en samengevat in een overzichtelijke begroting. Deze werkzaamheden brengen rust en overzicht in de hectiek van een bestuursjaar, maar beperken zich tot een relatief klein gedeelte van de tijdsbesteding. Met de rol als autoriteit op het gebied van financiën komt namelijk ook een intensieve samenwerking met de rest van het bestuur kijken.

Omdat de Penningmeester op de hoogte is van alle dingen die invloed hebben op de begroting, kan hij of zij het beste inschatten hoe In Duplo optimaal nut kan creëren voor haar leden. Hiertoe wordt de Penningmeester meegenomen in veel keuzeprocessen en draagt hij of zij zorg dat er weloverwogen keuzes worden gemaakt. Dit resulteert in het feit dat de Penningmeester intensief samenwerkt met en fungeert als sparpartner voor zijn medebestuurders. Ik vind het zelf super interessant om betrokken te zijn bij een groot deel van de keuzes van mijn medebestuurders en zo de ‘spin in het financiële web’ te zijn. De meeste leden zullen de Penningmeester verder kennen van een andere tak van sport. De Penningmeester draagt namelijk zorg voor de borrels. Deze borrels zijn de rode draad door de studietijd van de In Duplo’er en wellicht de bekendste vorm van activiteiten van onze vereniging. Hier staan leden van verschillende studies en jaarlagen door elkaar onder
het genot van een lekker drankje. Aan de Penningmeester is de taak om te zorgen dat dit als informele basis van de vereniging blijft fungeren. Andere leuke afwisselingen ten opzichte van het leven als (financiële) eindbaas zijn dit jaar het
leiden van drie commissies, de Lustrumcommissie, de Onderwijscommissie en de Congrescommissie.

Tot slot draag ik je op het hart niet alleen te kijken naar de ervaringen zoals ze in deze brochure staan. Ga vooral in gesprek met (oud-)bestuurders om hun ervaringen en ideeën te vergelijken met jouw eigen competenties en ideeën. Bedenk zelf wat jij uit een
bestuursjaar zou willen halen! Houd in het achterhoofd dat geen Penningmeester, bestuur of collegejaar hetzelfde is, en jij misschien precies bent wat In Duplo nodig heeft.

-Je bent analytisch sterk
-Je bent nauwkeurig
-Je bent kritisch en durft “nee” te zeggen
-Je kan overzicht bewaren
-Je hebt oog voor de lange termijn
-Je kunt goed samenwerken

Hi! Mijn naam is Sophie Korrel, en dit jaar ben ik de Commissaris Interne Zaken van In Duplo. In dit stuk zal ik een overzicht proberen te geven van de taken en verantwoordelijkheden die horen bij deze functie.

Als Intern ben je in de kern verantwoordelijk voor het informele beleid van In Duplo. Hieronder valt het organiseren van alle informele activiteiten en reizen. Dit doe je natuurlijk in samenwerking met je bestuur, maar vooral met de Activiteiten- en Reiscommissie! De meeste werkzaamheden die bij deze functie horen, hangen dan ook nauw samen met die van de commissies. Samen met hen organiseer je evenementen waar leden nieuwe vriendschappen kunnen sluiten, maar ook bestaande kunnen onderhouden! Je bent in principe ook zelf altijd aanwezig op deze activiteiten, dus je kan meteen checken of jullie harde werk zijn vruchten afwerpt.

 

Binnen de Activiteitencommissie zijn veel verschillende activiteiten mogelijk en denkbaar. Naast klassiekers als de In Duplo Spelen, het In Duplo Feest en de cantus, is er genoeg ruimte voor creativiteit. Het is dan ook leuk en belangrijk om je commissie aan te sporen hier zo veel mogelijk gebruik van te maken. Verder houdt actief betrokken zijn bij deze commissie het bijwonen van vergaderingen in, brainstormen over de volgende evenementen en natuurlijk aanwezig zijn als organisatie bij deze evenementen. Het is hierbij je doel om dit op zo’n manier te doen dat de leden zich zoveel als mogelijk kunnen vermaken op deze activiteiten!

 

Binnen de Reiscommissie werk je met Ouderejaars In Duplo’ers aan de grootste reizen die de vereniging aanbiedt. Hierbij kan je denken aan de Eerstejaarsreis, Skireis en de Studiereis! Actief betrokken zijn bij deze commissie houdt veel van dezelfde taken van hierboven in, maar vraagt nog meer van jou en je commissie; reizen zijn grote projecten waarbij veel vooruit kijken en denken wordt gecombineerd met organisatorische werkzaamheden. Deze projecten organiseren op een overzichtelijke wijze is hierbij van essentieel belang! Je spart met de commissie over de bestemmingen, maar ook over het vervoer en de verdere invulling van het programma. Elke reis geeft nieuwe uitdagingen en vraagt nieuwe dingen van jou en je commissie; dit is niet alleen op informeel gebied, maar ook op formeel en onderwijskundig gebied. Op deze wijze maak je veel verschillende situaties mee, waar je altijd nieuwe dingen leert en nieuwe ervaringen kan opdoen! Naast betrokken zijn bij bovengenoemde werkzaamheden, houd je je ook bezig met de beleidsvragen omtrent de informele pijler. Hoeveel evenementen moeten er dit jaar worden georganiseerd? Welk budget past hierbij? Hoe laten we deze evenementen aansluiten bij de wensen van de leden? Waar moeten reizen naartoe gaan, en hoe moet het vervoer hierbij worden vormgegeven? Hoe gaan we met elkaar om tijdens deze activiteiten? Wat gaat goed, waar is verbetering mogelijk? De antwoorden op deze vragen geef je met je medebestuurders, en kunnen dienen als handvatten en richtlijnen voor de commissies om mee te werken.

 

Hoe betrokken je bent als bestuurder en hoe je deze betrokkenheid vormgeeft verschilt per Intern. Dit geldt ook voor het samenwerken en de verhoudingen binnen de commissies en je eigen bestuur. Je leert naast omgaan met deze verhoudingen natuurlijk samenwerken met je medebestuurders, maar vooral ook projectmatig samenwerken met je commissieleden en hierbij het overzicht behouden; iets wat ook tijdens het werkende leven goed van pas komt! Daarnaast leer je veel mensen en al hun werk- en communicatiestijlen kennen, wat je persoonlijke groei ook erg beïnvloedt.

 

Als je het leuk vindt om veel te zien en mee te maken, je veel nieuwe ervaringen wil opdoen en hier ook in een hoog tempo van wilt leren, ben je bij deze functie aan het juiste adres! Ik zou deze functie dan ook zeker aanraden aan iedereen die zich in het bovenstaande herkent en/of wilt ontwikkelen.

Mijn naam is Jennifer Groot en dit jaar ben ik de Commissaris Externe Zaken van In Duplo. Ik heb ontzettend genoten van deze uitdagende functie het afgelopen jaar! Ik zal jullie meenemen in mijn taken en verantwoordelijkheden!

 

Als Commissaris Externe Zaken maak je al een snelle start in een groot deel van je werkzaamheden in de zogeheten zomerronde. Tijdens de zomerronde ga je langs bestaande en nieuwe partners van In Duplo om een samenwerking te bespreken. Dit doe je aan de hand van de sponsorbrochure. Bij elk gesprek zal ook iemand van het bestuur zitten. Bij sommige partners wordt al snel duidelijk waar zij voor gaan, bij andere partners zul je je overtuigingskracht en creativiteit meer moeten inzetten om de vereniging te verkopen! Dit deel van je functie kan je helemaal invullen zoals je zelf wilt en je kan hier je persoonlijkheid en interesses gebruiken om een gezellig gesprek te hebben. Je hebt ook ruime mogelijkheden om het sponsorbestand van In Duplo aan te vullen door bedrijven te benaderen waarvan je weet dat leden ze interessant vinden, of die je zelf graag terugziet als sponsor bij de vereniging. Tijdens de zomerronde maak je ook een sponsorraming, wat een overzicht geeft van de verwachte sponsorinkomsten voor In Duplo.

 

Na de gesprekken blijf je in contact met de partners en geven zij door naar welke evenementen en promoties hun voorkeur uitgaat. Aan het einde van de zomer maak je een invulling van de jaarplanning en kun je contracten gaan opstellen. Jij ondertekent dan het contract, met nog iemand van het bestuur, en stuurt ze op naar de sponsoren! Daarna is het tijd om met de Penningmeester aan de slag te gaan met de facturen, en deze daarna ook op te sturen naar de sponsoren.

 

Gedurende het jaar heb je veel contact met de verschillende partners. Dit gaat zowel via de telefoon als via mail. Ook heb je meetings om samen de formele evenementen voor te bereiden. Dit doe je samen met de Externe Betrekkingen Commissie, die jou helpt bij het organiseren van al deze evenementen. Met de Externe Betrekkingen Commissie organiseer jij dus ook alle formele evenementen van In Duplo; Meet The Lawyers, Connecting Career Days, het beleidsdiner en losse formele dagen.

 

Tussendoor is er ook veel mailcontact tussen jou en de sponsoren om hun promotiemateriaal onder de aandacht van de leden te brengen. Zo kom je de afspraken na die in de zomerronde en daarna zijn gemaakt. Voor de uitvoering hiervan werk je veel samen met de Commissaris Marketing en de Secretaris. Daarnaast blijf je bezig met het behandelen van nieuwe partneraanvragen die buiten de zomerronde omlopen. Jij bent immers het formele aanspreekpunt van de vereniging. Je bent het meeste op de hoogte van de mogelijkheden voor samenwerkingen en weet goed wat In Duplo te bieden heeft!

 

Binnen de functie van Commissaris Externe Zaken ontwikkel je je heel snel. Kort na je aanstelling als bestuurslid ga je al op pad om één van je kerntaken, de acquisitie, tot een succes te maken. In een korte tijd leer je op deze manier veel over de vereniging, maar je leert ook je professionele vaardigheden te ontwikkelen. Door het gediversifieerde sponsorbestand van In Duplo kom je in aanraking met veel verschillende sectoren en leer je deze echt van binnenuit kennen. Denk hierbij aan de advocatuur en fiscaliteit, maar ook finance en consultancy. Dit is een uitgelezen kans om je professioneel te ontwikkelen!

 

• Je werkt gestructureerd.

• Je stelt je professioneel op.

• Je staat stevig in je schoenen.

• Je bent leergierig.

• Je kunt snel schakelen.

Hoi, ik ben Wouter en heb het afgelopen jaar de rol van Commissaris Marketing mogen vervullen. Wil jij alles weten over deze functie? Lees dan vooral verder en schroom niet om mij te benaderen voor vragen of een gesprek; ik vertel je graag meer over mijn ervaringen.

 

Als Commissaris Marketing (CoMa) heb je een van de meest constante functies binnen het bestuur. Alleen rondom de bekendmaking van de almanak is het wat drukker. Het grootste deel van het jaar ben je bezig met jouw commissies. Dit jaar had ik de Almanak-, Marketing- en Mediacommissie onder mijn hoede. Drie verschillende commissies, maar met overeenkomsten in creativiteit en het maken van mooie eindproducten. Omdat je werk erg zichtbaar is, kunnen fouten of gemiste deadlines spannend voelen. Juist daarin groei je echter enorm gedurende het jaar.

 

Je leert plannen en overzicht houden, dit hoeft vooraf geen vereiste te zijn. Wel is het belangrijk dat je communicatief vaardig bent, omdat je veel samenwerkt met medebestuurders en andere commissies. Ook een dosis creativiteit is onmisbaar. Er wordt veel ontworpen en bedacht en jij speelt daarin een grote rol. Je bedenkt zelf concepten en ondersteunt je commissies bij het realiseren van toffe resultaten.

Ervaring met grafische programma’s is handig, maar zeker geen must. Je creativiteit gebruik je voor het ontwerpen van posters, merchandise, de inhoud van de almanak, brochures en de Duplomaat.

 

Elke commissie werkt op haar eigen manier, wat zorgt voor veel afwisseling en gezelligheid. Met meerdere commissies heb je ook veel vergaderingen en commissieavondjes, wat het jaar extra leuk maakt.

Als CoMa ben je mede het uithangbord van de vereniging. Je bent verantwoordelijk voor de sociale mediakanalen en bewaakt de huisstijl, zodat de vereniging professioneel wordt gepresenteerd aan leden en externe partijen. Aan het begin van het jaar stel je een marketing- en promotieplan op, waarin je beschrijft hoe je de middelen inzet en welke vernieuwingen je wilt doorvoeren.

 

Zo heb ik dit jaar de huisstijl aangepast en onderzocht of TikTok geschikt is voor In Duplo. Daarnaast ontwierp ik posters en kaarten, werkte ik mee aan de bestuurswerving en de actieventrui en maakte ik veel foto’s. Je hebt namelijk ook de eer om mooie momenten tijdens evenementen vast te leggen; de camera wordt al snel je vaste metgezel.

 

Tot slot draai je mee in de algemene bestuurstaken en ondersteun je elkaar waar nodig. Je bent flexibel als er extra promotie nodig is en werkt nauw samen met je medebestuurders. Kortom: een creatieve, veelzijdige functie waarin teamwork en eigen initiatief centraal staan.

 

• Je bent flexibel
• Je bent een teamplayer
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden
• Je bent creatief en hebt oog voor detail
• Je vindt het leuk om verschillende projecten te hebben lopen